Hinweise zur Datenverarbeitung

I. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Notariatsverwalterin Corinna Thole
c/o Thole Legal, Rechtsanwältin Corinna Thole

Giselastraße 2, 63500 Seligenstadt, Deutschland
Email: datenschutz@thole-legal.de

Telefon: +49 (0)6182 – 89 58-0
Fax: +49 (0)6182 – 89 58-11

Der Datenschutzbeauftragte der Notariatsverwalterin Corinna Thole ist unter der oben genannten Anschrift sowie unter datenschutz@thole-legal.de erreichbar.

II. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dritter (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) uns beauftragen, erheben wir im Rahmen des erteilten Auftrags folgende Informationen:

  • Daten zu Personen: Anrede, Vor- und Nachname sowie ggf. Geburtsname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand sowie ggf. Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme: postalische Anschrift, Telefon- (Festnetz und/oder Mobilfunk) und Fax-Nummer, ggf. eine gültige E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen: steuerliche Identifikationsnummer;
  • bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen: Daten zur familiären Situation und zu Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zum Gesundheitszustand oder anderen sensiblen Daten, die der Dokumentation der Geschäfts- und/oder Testierfähigkeit dienen;
  • Daten aus Rechtsbeziehungen mit Dritten: z.B. Aktenzeichen oder Darlehens-/Kontonummern bei Kreditinstituten;
  • Daten aus öffentlichen Registern: z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meiner Amtspflichten durchzuführen;
  • zur Erstellung von Urkundsentwürfen;
  • zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften;
  • zur Durchführung von Beratungen;
  • zur Korrespondenz mit Ihnen und etwaigen Dritten im Rahmen des Auftrags;
  • zur Rechnungsstellung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre (ggf. durch einen Dritten beauftragte) Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Auftrags und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Auftragsverhältnis erforderlich.

Als Notariatsverwalterin bin ich dabei Trägerin eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO). Die Datenverarbeitung erfolgt deshalb ausschließlich aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung (BnotO) und dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich auch zugleich die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der angeforderten Daten kann dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts abgelehnt werden muss.

III. Weitergabe von Daten an Dritte

Als Notariatsverwalterin unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonstige beauftragte Dritte. Das Amtsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Amtsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen, z.B. wenn wir aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen hierzu verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beauftragt haben. Die weitergegebenen Daten dürfen dabei von dem jeweiligen Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Ihre Daten werden nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten/zum Zwecke der Korrespondenz gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht sowie andere öffentliche Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

IV. Dauer der Speicherung

Die für die Auftragsverarbeitung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht verarbeitet und gespeichert. Für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

  • 100 Jahre für Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung, einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge;
  • 30 Jahre für Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten ;
  • 7 Jahre für Nebenakten; die Notariatsverwalterin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden;
  • 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. etwaige Papierunterlagen vernichtet, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB, GwG oder AO) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

V. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

VI. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@thole-legal.de